Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность,
охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.
Наименование и структура службы ДОУ устанавливаются в соответствии с принадлежностью их к определенной группе организаций.
В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяются руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) - правлением. В акционерных обществах - учредительной конференцией. В кооперативах состав и структура службы ДОУ определяются общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются:
а) секретариат;
б) канцелярия;
в) группа контроля;
г) протокольная группа;
д) группа совершенствования работы с документами;
е) группа писем (жалоб);
ж) машинописное бюро;
з) копировально-множительное бюро;
и) архив.
Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам работ производятся в соответствии с установленными нормами времени, утверждаемыми Госкомтруда России.
Организация рабочего места и условия труда работников службы ДОУ егламентируются нормативно-методическими документами Госкомтруда России, Госстроя России, государственными и отраслевыми стандартами.
Для определения количества работников службы ДОУ применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий, и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.
Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ на основании Квалификационного справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем организации или его заместителем.
При изменении функций и задач работников службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается в соответствии с Общесоюзным классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих.
Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми актами органов государственной власти и управления РФ и субъектов Федерации, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления и настоящими требованиями.
Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначением своего наименования.
Основной целью службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:
1. Совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с ГСДОУ, ГОСТами и другими действующими нормативами.
3. Сокращение документооборота, количества форм документов.
4. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.
В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:
1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений.
2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
4. Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов.
6. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
8. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.
10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.
11. Организация работы архива в соответствии с Положением о государственном архивном фонде РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями ФАС РФ.
12. Повышение квалификации работников службы ДОУ и архивов, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы ДОУ.
13. Организация рабочих мест, АРМ, условий труда сотрудников службы ДОУ.
Похожие рефераты:
- Оценка системы документационного обеспечения предприятия
Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность,
охватывающая организацию документирования и управления документа...- Внедрение автоматизированных систем управления в систему документационного обеспечения
Выбор технологий работы с электронными документами обусловлен спецификой деятельности каждой конкретной организации. Естественно, каждый разработчик систем электронного документационного об...- Оценка обеспечения предприятия трудовыми ресурсами
Исследования показывают, что вознаграждения влияют на решения людей о поступлении на работу, на прогулы, на решения о том, с какой интенсивностью они должны работать. Количество прогулов и те...- Разработка системы обеспечения кредитной дея¬тельности кредитных потребительских кооперативов
Организация управленческого учета в кредитных потребительских кооперативах вызвана необходимостью определения инвестиционных возможностей деятельности в целом и по отдельным видам операций,...- Оценка системы бухгалтерского учета и учетной политики предприятия
Налоговый и бухгалтерский учет в строительных организациях имеет свою специфику. Фирмы, которые действуют в этой сфере, могут быть инвесторами, заказчиками, подрядчиками. В ПБУ 2/94 дано определени...
|
Дипломные работы 
